PROGRAMA DE AUDITORIA

El programa de Auditoría, es la línea de conducta a seguir, las etapas a franquear, los medios a emplear. Es una especie de cuadro anticipado en el cual los acontecimientos próximos se han previsto con cierta precisión, según la idea que uno se ha formado de ellos.

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PROGRAMA DE AUDITORIA
OBJETIVO DEL PROGRAMA:   Verificar la eficiencia y efectividad del sistemas de información AURORA  del departamento de inventarios de la   empresa John Restrepo A y Compañía S.A. para brindar recomendaciones de   cambio y mejoras en la administración de captura de información de los   productos que distribuye.
ALCANCE DEL PROGRAMA:   Optimizar procesos y procedimientos del area de INVENTARIOS en la cual   trabajaremos durante los meses de Febrero a Mayo de 2011, revisando   específicamente las operaciones de traslados de mercancías entre sucursales   para que los inventarios cumplan con las necesidades de la empresa.
RECURSOS: Humano, tecnologico,   físico y de información.
FECHA   DE ACTUALIZACION: Marzo 30 de 2011	DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Factura de compra al   proveedor, Documento devolución en compra, Remisiones de mercancías                         (traslados),   Facturas de venta y Notas Crédito de Devolución.
PROCESOS	SECRETARIA	FECHAS/CRONOGRAMAS	RESPONSABLE
Antecedentes,   misión, visión, objetivos y organigrama de la empresa, Primer   avance.	Captura Masiva	02-02-11 al 28-02-11	Sorangel Prada Villar y Miryam Juliana Serrano.
El   esquema básico de Tecnología de información de la empresa, análisis de flujo   de datos entre dependencia involucradas en el proceso y valoración de riesgos   mediante la implementación de un sistema de Administración de riesgos. Segundo Avance	Captura Masiva	01-03-11 al 30-03-11
Encuestas   y Entrevistas	Captura Masiva	01-04-11 al 30-04-11
Informe   final (Papeles de trabajo)	Captura Masiva	01-05-11 al 30-05-11
APROBADO: Luz Karime   Castellanos Joya		ELABORADO POR: Sorangel   Prada Villar y Miryam Juliana Serrano.

PLAN DE AUDITORIA

El plan de auditoría es el documento que se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones más importantes relativas a la estrategia adoptada  para el desarrollo de la auditoria administrativa

 

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SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
FORMATO: PLAN DE AUDITORIA
Objetivo de la auditoria:   Verificar la eficiencia y efectividad del sistemas de información AURORA  del departamento de inventarios de la   empresa John Restrepo A y Compañía S.A. para brindar recomendaciones de   cambio y mejoras en la administración de captura de información de los   productos que distribuye.
Auditoria   No. 001	Alcance de la Auditoria:
Duración   de la auditoria:	Optimizar   procesos y procedimientos del area de INVENTARIOS en la cual trabajaremos   durante los meses de Febrero a Mayo de 2011, revisando específicamente las   operaciones de traslados de mercancías entre sucursales para que los   inventarios cumplan con las necesidades de la empresa.
Cuatro   (4) meses
				FECHA	HORA
			REUNIÓN DE APERTURA
PROCESOS	DOCUMENTOS	AUDITOR	RESPONSABLE DEL PROCESO Nombre y   Cargo	FECHA	HORA
Antecedentes, misión, visión, objetivos y   organigrama de la empresa	Archivo y consulta de la página   empresarial.	Sorangel Prada Villar y Miryam   Juliana Serrano Morantes	Paola Castillo Jefe Administrativa	26/02/2011	3:30:00 p.m.
Esquema básico de Tecnología de   información de la empresa, análisis de flujo de datos entre dependencia   involucradas en el proceso y valoración de riesgos mediante la implementación   de un sistema de Administración de riesgos	Mapa de riesgos y Manual de procedimientos de las   aéreas	Sorangel Prada Villar y Miryam Juliana Serrano   Morantes	Yaneth Alarcon auxiliar de   inventarios y compras. Anabeth Acevedo Auxiliar de Facturación.	25/03/2011	2:00:00 p.m.
			Lino   Sanchez Jefe de Mantenimiento	25/03/2011	4:00:00 p.m.
Indagacion de personal y Jefe de Area.	Encuestas y Entrevistas	Sorangel Prada Villar y Miryam   Juliana Serrano Morantes	Paola Castillo Jefe Administrativa	05/04/2011	8:00:00 a.m.
Informe final	Papeles de trabajo	Sorangel Prada Villar y Miryam   Juliana Serrano Morantes	Luz Karime Castellanos Joya	27/05/2010	6:00:00 p.m.
Nota: para todas las auditorias se debe evaluar el   cumplimiento general de los requisitos que se van auditar siguiendo el ciclo   PHVA		AUDITOR LIDER (Auditor)
			Nombre y Firma
		AUDITADO
			Nombre y Firma
	REVISION		APROBO
NOMBRE Y   FIRMA
CARGO

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FORMATO: PLAN DE AUDITORIA
Objetivo de la auditoria: Verificar la eficiencia y   efectividad del sistemas de información AURORA  del departamento de inventarios de la   empresa John Restrepo A y Compañía S.A. para brindar recomendaciones de   cambio y mejoras en la administración de captura de información de los   productos que distribuye.
Auditoria No. 001	Alcance de la Auditoria:
Duración de la auditoria:	Optimizar procesos y procedimientos del area de INVENTARIOS en la cual   trabajaremos durante los meses de Febrero a Mayo de 2011, revisando   específicamente las operaciones de traslados de mercancías entre sucursales   para que los inventarios cumplan con las necesidades de la empresa.
Cuatro (4) meses
				FECHA	HORA
			REUNIÓN DE APERTURA
PROCESOS	DOCUMENTOS	AUDITOR	RESPONSABLE DEL PROCESO Nombre y Cargo	FECHA	HORA
Antecedentes, misión, visión, objetivos y organigrama de la empresa	Archivo y consulta de la página empresarial.	Sorangel Prada Villar y Miryam Juliana Serrano Morantes	Paola Castillo Jefe Administrativa	26/02/2011	3:30:00 p.m.
Esquema básico de Tecnología de información de la empresa, análisis de   flujo de datos entre dependencia involucradas en el proceso y valoración de   riesgos mediante la implementación de un sistema de Administración de riesgos	Mapa de riesgos y Manual de procedimientos de las aéreas	Sorangel Prada Villar y Miryam Juliana Serrano Morantes	Yaneth Alarcon auxiliar de inventarios y compras. Anabeth Acevedo   Auxiliar de Facturación.	25/03/2011	2:00:00 p.m.
			Lino Sanchez Jefe de Mantenimiento	25/03/2011	4:00:00 p.m.
Indagacion de personal y Jefe de Area.	Encuestas y Entrevistas	Sorangel Prada Villar y Miryam Juliana Serrano Morantes	Paola Castillo Jefe Administrativa	05/04/2011	8:00:00 a.m.

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Nombre y Firma

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METODOLOGIA

OBJETIVOS Y ALCANCES

Para hacer una adecuada planeación de la auditoria en informática, hay que seguir una serie de pasos previos que permitirán dimensionar el tamaño y características de área dentro del organismo a auditar, sus sistemas,organización y equipo.

En el caso de la auditoria en informática, la planeación es fundamental, pues habrá que hacerla desde el punto de vista de los dos objetivos:

Evaluación de los sistemas y procedimientos.

Evaluación de los equipos de cómputo.

Para hacer una planeación eficaz, lo primero que se requiere es obtener información general sobre la organización y sobre la función de informática a evaluar. Para ello es preciso hacer una investigación preliminar y algunas entrevistas previas, con base en esto planear el programa de trabajo, el cual deberá incluir tiempo, costo, personal necesario y documentos auxiliares a solicitar o formular durante el desarrollo de la misma.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Verificar la eficiencia y efectividad del sistemas de información AURORA  del departamento de inventarios de la empresa John Restrepo A y Compañía S.A. para brindar recomendaciones de cambio y mejoras en la administración de captura de información de los productos que distribuye.

ALCANCE DE LA AUDITORIA:

Optimizar procesos y procedimientos del área de INVENTARIOS en la cual trabajaremos durante los meses de Febrero a Mayo de 2011, revisando específicamente las operaciones de traslados de mercancías entre sucursales para que los inventarios cumplan con las necesidades de la empresa

REVISION PLATAFORMA TI

Es una solucion de administración todo en uno diseñada para simplificar el cumplimiento de normas, mejorar las operaciones de seguridad y optimizar las operaciones de redes y TI mediante la automatización de tareas de recopilación, análisis, alerta, audítoria  y almacenamiento seguro

REVISION GLOBAL DE UNA AUDITORIA EN LA ORGANIZACION

REVISION GLOBAL DE LA ORGANIZACION

Formulación deestrategias
MATRIZ DOFA SISTEMA DE INVENTARIO

DOFA	FORTALEZAS	DEBILIDADES
	1.  Apoyo del Software administrativo AURORA. Capacidad del sistema para la ampliación continúa de referencias de los productos.	1. Personal poco capacitado y no comprometido con la labor de control de información de inventarios.
	2. Permite el ingreso de lotes, código de barras y fechas de vencimiento de los productos para saber cuáles deben salir primero. Tiene un sistema estandarizado para ordenar la mercancía lo que genera informes de inventarios físicos verificables.	2. Fallas en el sistema en la interface de procesos, que distorsionan la realidad de las cantidades existentes físicamente..
OPORTUNIDADES	ESTRATEGIAS FO	ESTRATEGIAS DO
1. El número de usuarios es pequeño, lo que permitiría implantar cualquier solución capacitando la totalidad de los usuarios, sin  tener costos elevados.	1.1 Los usuarios pueden aportar sugerencias de informes que mejoren su trabajo y que pueden adecuarse con facilidad en el Software administrativo.	1D.2º Capacitar al personal en los procesos operativos demostrándoles lo sencillo que puede llegar a ser el manejo del sistema.
2. Los procesos son sencillos, lo que permitiría a una sola persona realizar varios de estos, sin tener la necesidad de contratar expertos que estarían incrementando los costos de la operación.	1.2. Brindar capacitación personalizada a cada uno de los usuarios encargados del manejo de sistemas de inventarios y periódicamente revisar su trabajo.	2D.1O  Capacitar una persona que se encuentre físicamente en la sucursal que brinde soluciones inmediatas a los problemas presentados por el sistema, minimizando tiempos de espera de solución por parte de ingenieros desde Medellín o la contratación de servicios externos para soporte técnico.
AMENAZAS	ESTRATEGIAS FA	ESTRATEGIAS DA
1. Virus informático que afecte la integridad de la plataforma base de información.	1.1 Contratación de una empresa soporte que brinde tecnología de punta para las necesidades de las operaciones de la empresa y antivirus que garantice la integridad de la plataforma.	2.D 1 Que una persona se encargue de realizar mantenimientos preventivos a los equipos que eviten las amenazas de virus y que el personal en general se comprometa a hacer adecuado uso de sus herramientas de trabajo.
2. En el proceso de crecimiento de distribución de productos de la compañía el no hacer cambios oportunamente puede causar fallas en el sistema de inventarios y el estancamiento de la empresa, lo que estaría en contra de todos los objetivos de la empresa.	1.2 Contar con información suficiente sobre el crecimiento del portafolio de productos de la empresa para adecuar anticipadamente el sistema y no se presenten traumatismos cuando se ejecuten los proyectos.	1D. 2 A Generar nuevas estrategias de flujo de información que permitan a los usuarios del sistema trabajar coordinadamente y con el conocimiento necesario sobre la tecnología existente y los procesos adecuados para el uso del módulo de inventarios.